Wie ich Hotel Upgrades für meine Kunden organisiere: Was wirklich dahintersteckt

Upgrades passieren nicht zufällig. Und wer einmal in einem Overwater Bungalow aufgewacht ist, obwohl er eine Beach Villa gebucht hatte, weiss: Das ist ein ziemlich grosser Unterschied. Hier erkläre ich, was dahintersteckt und wie ich das für meine Kund:innen organisiere.

Wer wünscht sich schon nicht, in einem viel schöneren Zimmer aufzuwachen als gebucht?

In diesem Artikel geht es darum, wie ich als Reiseberaterin Hotelupgrades für meine Kund:innen organisiere: Was ich vorab mit den Hotels kommuniziere, warum der Kontakt zum Sales Manager entscheidend ist und was ein Upgrade wirklich wahrscheinlicher macht.

Was überhaupt ein «Hotelupgrade» bedeutet

Ich merke immer wieder, dass «Hotelupgrade» für verschiedene Menschen verschiedene Dinge bedeutet. Darum kurz die Klarstellung:

Ein Upgrade ist ein besseres Zimmer als das gebuchte, ohne dass ihr dafür mehr zahlt. Das kann eine höhere Zimmerkategorie sein, eine bessere Lage (Meerblick statt Gartenblick, Sonnenuntergangsseite statt Sonnenaufgangsseite), ein grösseres Zimmer oder bei Resort-Reisen sogar ein ganz anderer Villentyp.

Was viele nicht wissen: Upgrades passieren nicht einfach so zufällig. Hotels haben ein Interesse daran, ihre besten Zimmer zu befüllen und gleichzeitig die Gäste, auf die sie besonders aufmerksam sein wollen, gut zu empfangen. Wer ein Upgrade bekommt, ist alles also andere als Zufall.

Mehr dazu, wie Buchungsart und Upgrade zusammenhängen, lest ihr übrigens in diesem Artikel: Hotel Upgrade bekommen: Warum deine Buchung über dein Zimmer entscheidet

Mein Prozess: Was ich tue, bevor ihr anreist

Bei jeder Buchung, die ich für meine Kund:innen mache, schreibe ich direkt dem Sales Manager des Hotels. Nicht dem Front Desk, nicht einem allgemeinen Kontaktformular. Den Sales Manager, der mich kennt und mit dem ich regelmässig zusammenarbeite.

In dieser Nachricht erkläre ich, wer ihr seid, was ihr feiert, was euch wichtig ist. Ob ihr auf Flitterwochen seid, ob es ein besonderes Jubiläum ist, ob einer von euch Taucher ist und das Zimmer darum einen guten Riff-Zugang haben sollte. Das sind Informationen, die ich vorher von euch bekomme oder zwischen den Zeilen in unseren Gesprächen raushöre und die ich dann gezielt einsetze.

Ich bitte ausserdem manchmal ganz konkret um ein Upgrade, wenn ich das Gefühl habe, dass die Zimmerauslastung und die Situation es realistisch machen. Das tue ich höflich, nicht fordernd. Und ich tue es nur, wenn ich glaube, dass es eine realistische Chance gibt (weil sonst ist es einfach peinlich).

Warum das Netzwerk den Unterschied macht, um ein Hotel Upgrade zu bekommen

Das Entscheidende an dem Ganzen ist das Netzwerk. Ich bin für viele Hotels eine bekannte Buchungsquelle. Das bedeutet: Wenn ich eine Anfrage stelle, ist das keine anonyme Mail. Sondern das ist eine Anfrage von jemandem, mit dem das Hotel regelmässig zusammenarbeitet.

Das fühlt sich vielleicht nach «klar, Eigeninteresse» an (ich bin mir bewusst, dass ich das nicht ganz ohne Eigeninteresse schreibe). Aber der Mehrwert für euch ist klar und real: Meine Kund:innen finden überdurchschnittlich oft ein Zimmer vor, das ein bisschen schöner ist als gebucht, entdecken Blütendekoration auf dem Bett oder bekommen einen Willkommens-Cocktail.

Das passiert nicht immer. Aber sehr viel häufiger als wenn sie selbst über eine Buchungsplattform buchen würden.

Und ganz wichtig: Ein Upgrade ist nie garantiert. Das sage ich ganz klar, weil ich euch lieber die Wahrheit sage als das, was ihr hören möchtet. Aber die Wahrscheinlichkeit ist definitiv höher, wenn jemand wie ich vorab kommuniziert hat.

Poolvilla anstatt Standardzimmer - mit einer Buchung über mich sind deine Chancen auf ein Upgrade höher.

Was ihr selbst tun könnt (und was eher nicht)

Ich werde manchmal gefragt, ob man als Paar selbst um ein Upgrade anfragen kann. Die Antwort ist: Ja. Ein freundlicher Hinweis beim Check-in auf den Anlass (Flitterwochen, Geburtstag, Jubiläum) schadet nie und wird von guten Hotels fast immer mit Aufmerksamkeit beantwortet.

Was eher nicht funktioniert: Über Online-Buchungsplattformen buchen und dann vor Ort ein Upgrade erwarten. Hotels bevorzugen Gäste, die direkt oder über Partneragenturen buchen (bei denen das Hotel die volle Marge behält). Das ist vielleicht nicht die romantischste Information, aber es ist leider wahr.

Oder aber einfach der Rezeption eine Mail schreiben. Die Leute dort haben in den wenigsten Fällen die Kompetenz, um Upgrades zu vergeben und eure Liebesmüh versandet daher höchstwahrscheinlich einfach irgendwo in der täglichen Mailflut.

Wie ich generell das richtige Flitterwochen-Hotel für euch auswähle, erkläre ich hier: Wie ich das perfekte Flitterwochen-Hotel für euch auswähle

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Fazit: Mein Prozess für euer Hotelupgrade

Ein Hotelupgrade ist kein Glück. Es ist Kommunikation, Netzwerk und das Wissen, wen man anspricht und wie. Das ist einer der Teile meiner Arbeit, den ihr als Kund:innen gar nicht direkt seht. Ihr reist an, findet ein schönes Zimmer vor und denkt vielleicht: «Oh schön, wir haben Glück gehabt.» Aber meistens war es das nicht, sondern ich habe mich im Vorfeld richtig für euch und eure Reise eingesetzt.

Das ist genau das, wofür ich da bin.

Wenn ihr eure nächste Reise mit diesem kleinen Extra angehen möchtet, freue ich mich über eine Nachricht.

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FAQ: Hotelupgrades und Reiseberatung

Bekomme ich als almaventura-Kund:in ein Upgrade garantiert?

Nein, eine Garantie gibt es nicht. Hotels entscheiden selbst, wie und wann sie Upgrades vergeben. Aber durch den direkten Kontakt zum Sales Manager und das persönliche Netzwerk steigt die Wahrscheinlichkeit deutlich.

Für welche Destinationen lohnt sich das besonders?

Vor allem bei Resort-Reisen, wo der Unterschied zwischen einer Beach Villa und einem Overwater Bungalow enorm ist. Die Malediven sind das offensichtlichste Beispiel (ganz ohne voreingenommen zu sein). Aber auch bei Boutique-Hotels in Europa oder der Karibik, wo der Gump von einem Standard- in ein Premiumzimmer ein richtig anderes Erlebnis ist.

Muss ich selbst etwas tun, um ein Upgrade zu bekommen?

Wenn ihr über mich bucht, übernehme ich alles für euch. Ihr müsst euch darum nicht kümmern. Was mir hilft: Den Anlass zu kennen, was euch wichtig ist und was euch wirklich freuen würde. Den Rest erledige ich.

Lohnt sich eine Buchung über almaventura auch ohne Upgrade?

Ja, ganz klar. Ein Upgrade ist ein schöner Nebeneffekt, aber nicht der Hauptgrund, warum Paare mit mir arbeiten. Der eigentliche Mehrwert liegt in der Reiseplanung, dem Insiderwissen, den Empfehlungen und dem Gefühl, dass die Reise wirklich zu euch passt und nicht einfach von einer Buchungsplattform kommt.